O objetivo deste artigo é ajudar os organizadores de retiros e acampamentos, na configuração dos seus eventos aqui no E-inscrição. 🚀

São mais de 10 anos organizando e promovendo eventos religiosos e algumas ferramentas você só encontra aqui no E-inscrição. Por isso, vamos direto às dicas para explorar ao máximo as ferramentas disponíveis.

Nota: Se você estiver começando agora, sugiro que veja o tutorial de primeiros passos para a configuração de um evento.

Importante: certifique-se de respeitar as leis vigentes na sua cidade e adotar todos os protocolos de proteção ao COVID-19.


1 - Flexibilize as formas de pagamento

Geralmente os retiros e acampamentos são os eventos de maior custo para o participante e é comum que mais de um membro da família participe do encontro. Outra realidade é da equipe, que em alguns casos, também paga para poder servir no encontro. Geralmente são pessoas que estão envolvidas em outros eventos da igreja e participam de forma recorrente.

Pensando nisso, que tal disponibilizar para o seu público, o parcelamento em até 12x no boleto?! Esse é um recurso exclusivo E-inscrição, que vai dar aquele incentivo extra para que ninguém fique de fora! Veja aqui como configurar.

2 - Use os dados para ajustar a logística e encantar os participantes

O formulário de inscrição é um aliado poderoso para conhecer o perfil dos participantes e no caso de retiros e acampamentos, detalhes fazem muita diferença, afinal, o evento tem em média 72 horas de duração.

E pra que você mande bem e receba os participantes com zelo e excelência, preparamos uma lista de perguntas que você pode criar no formulário:

Lista de opções (respostas: sim/não):
- É PCD (Pessoa Com Deficiência)?
- É membro da sua organização/igreja?
- Participa de uma célula / pequeno grupo?
- Nome e telefones de um amigo ou parente que não irá no Retiro

Campo de texto:
- Se sim, qual tipo de deficiência?
- Nome e telefone do Líder de Célula / Pequeno Grupo

Além de campos básicos como: data de nascimento, sexo, celular e estado civil.


Uma dica que damos é levantar alguns dados posteriormente à confirmação do participante, como:
- Possui alguma restrição alimentar?
- Faz uso de algum medicamento controlado / contínuo?

Esses dados vão te ajudar a ser inclusivo:

- Ter o cuidado necessário com PCDs. A organização do evento precisa estar apta para hospedar as PCDs em quartos adaptados (sempre que possível) e de fácil acesso, auxiliar na locomoção dos mesmos durante toda a programação do evento, providenciar tradutores de libras e o que for necessário para que todos sejam incluídos e tenham uma experiência incrível;

- Preparar a alimentação considerando restrições alimentares. Imagina uma pessoa que é diabética passar 3 dias no seu retiro, onde as refeições contém opções diet, o café da manhã tem frutas, o almoço tem uma sobremesa diet. Oferecem pra ela suco e refrigerante sem açúcar, o lanche tem um bolinho sem açúcar. Para essa pessoa, o adoçante não é um detalhe, faz toda a diferença!

Dica de ouro: aproveite os contatos de parentes e amigos não só para casos de emergência, mas para surpreender o participante. Em alguns retiros esses dados são utilizados para preparar cartinhas e mimos para o participante.


3 - Seja transparente! Crie um SAC do evento

Se tem uma coisa que é comum nos retiros e acampamentos, são as dúvidas. Por isso, é fundamental a organização do evento disponibilizar na página do evento um SAC com as principais respostas, a fim de preparar o seu público para ter uma ótima experiência e levar somente o essencial para o encontro:

- o que levar (itens de higiene pessoal, roupa de cama, máscara, álcool em gel, repelente);
- ponto de encontro e check in (local e horário);
- transporte individual / coletivo (estacionamento, carona);
- uso da piscina e quadra;


4 - Faça uma cadência de contato pré-evento. Prepare o público para o encontro!

O retiro começa antes mesmo do encontro! Mantenha o contato com os participantes, gerando expectativa neles com conteúdo relevante para prepará-los para os dias de retiro. Utilize nossa ferramenta gratuita de envio de e-mails.

5 - Gerencie a hospedagem sem sair da plataforma.

Sim! Você pode gerenciar a hospedagem dos participantes sem sair da plataforma. O pessoal da logística a.d.o.r.a essa ferramenta! Veja aqui como utilizar.


6 - Venda a próxima edição durante o evento

Se fizer sentido para o seu retiro, reserve um momento durante o encontro para vender a próxima edição com exclusividade para os participantes. Aproveite a emoção do momento e prepare aquele lote especial para esse público! Imagina vender 80% das inscrições antes mesmo de divulgar para o grande público? É possível e acontece com grande frequência em retiros de casais e acampamentos de jovens.

7 - Dica bônus

O E-inscrição possui um recurso de campos internos, que você pode utilizar para fazer anotações na inscrição do participante, sem que o mesmo tenha acesso a esses dados. Sabe aquela observação que você anota em um bloco de notas ou em uma planilha à parte? Pode deixar ela de lado e configurar o campo agora mesmo.

Nós já vimos esse campo ser usado de diversas formas. Agilizando processos e facilitando a comunicação dos organizadores do evento. Adapte à sua realidade.

Preparamos um evento como exemplo pra te inspirar: Retiro Vitoriosos 2022 😃

Gostou das dicas? Conta pra gente.

Desejamos a todos os nossos organizadores, eventos de sucesso e abençoados! Estamos aqui para ajudá-los! 🚀

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